技术“触地得分”:为职业橄榄球队自动化合同管理

职业运动队和其他企业是一样的。即使“产品”独一无二,受到我们很多人的喜爱,它们很大一部分日常运营依然围绕着枯燥的文书工作,比如和客户、合作伙伴、供应商、非球员雇员等一长串相关人的合同。

任何合同的关键是签名,否则只是一个文档。然而,用钢笔手写签名已过时,我觉得对这一点大家不会有异议。电子签名的需求正在飞速增长,签署合同经常只是整个流程中的一环。

基于这一认知,K2和DocuSign建立了战略合作伙伴关系。通过使用K2和DocuSign,客户可以建立端对端的业务流程应用,轻松捕捉数字签名,简化文档相关的后台流程。结合这两种技术和平台后,客户可以大幅减少获取签名的时间,监控整个合同签订流程,包括对每个步骤的审计追踪。

 

 K2的一个客户刚好在应用这个解决方案,这个客户是一支橄榄球队。球队使用K2和DocuSign开箱即用的集成解决方案将预订啦啦队和吉祥物的出场流程进行数字化和自动化。

“吉祥物和啦啦队每个月会收到成百上千的出场订单,”橄榄球队的业务信息系统高级总监说道,“吉祥物每天可能接两到三个订单,啦啦队由于人数有50个左右,每天可以连续接单。”

“在使用K2前,出场订单从初始阶段到全部完成流程很长。”吉祥物项目协调员说道。

橄榄球队大多使用邮件、电话、纸质表格来维持流程。“这种方式最大的一个问题是在下订单的过程中消耗了太多行政时间,减少了和粉丝实际互动的时间。” 上述高级总监说道。现在,啦啦队和吉祥物的协调员可以使用K2和DocuSign管理整个流程。

无论从终端用户,还是行政的角度看,这都极大地改革了流程。不需要填写纸质表格或者打电话,需要下订单的客户可以在线填写包含客户信息和活动细节在内的表格。表格的数据会被导入球队的K2 app,开启数个自动任务,比如创建合同,这样一来,追踪接下去的流程会变得容易的多。

“由于工作流系统可以基于输入的数据创建合同,创建出场合同变得比以前容易多了。合同会自动导入DocuSign系统,我只需要进系统确认下细节,然后把合同发给客户就好,非常省时。”吉祥物项目的协调员说道。

 

 

不但企业的流程得到了革新,一开始建立流程也变得更快更容易。“建立K2流程的实际时间可能要两到三周,”上述高级总监说道,“我简直不能想象,如果靠我们自己去建立一个像K2提供给我们的解决方案要花多长时间。我认为我们公司内部人员是做不到的。如果我们自己做,那要协调其他合作伙伴一起做开发,成本会很大。”

对这个橄榄球队来说,最重要的事情就是社区粉丝互动的时间。“在我们和K2合作前,我会在办公室里花很多时间手工处理所有出场订单,抽不出时间去社区。这是很多人可以和职业橄榄球队最近距离接触的机会,我们可以把那天的比赛经历和粉丝分享,他们听了会很兴奋。我们想要创造这些让人终身难忘的体验,K2和DocuSign帮助我们达成了这个目标。”吉祥物项目协调员说道。

标签: